El desafío
El procesamiento manual de comprobantes es una de las tareas administrativas que más tiempo consume y más propensa a errores es. Contadores y asistentes pasan horas descargando adjuntos, leyendo PDFs, extrayendo montos e ingresando datos manualmente en planillas o sistemas contables.
El objetivo de este proyecto es reducir al mínimo la fricción de este proceso mediante la implementación de un workflow de extracción inteligente de datos.
La solución
Construimos un flujo automatizado utilizando Make.com en un principio, y luego evolucionando a n8n, un sistema mas versatil e independiente, que no consume creditos por la operacion de cada nodo, y que se encarga del ciclo de vida completo de cada factura entrante:
- Ingesta Automática: El sistema monitorea casillas de correo específicas y captura automáticamente los correos que contienen comprobantes adjuntas en formato PDF.
- Extracción con IA: Utilizando capacidades de reconocimiento óptico (OCR) y modelos de lenguaje grande (LLMs), el sistema "lee" el PDF y extrae de forma estructurada los campos críticos (Fecha, Razón Social, CUIT/RUT, Monto Neto, IVA, Total, Concepto).
- Categorización: El sistema asigna automáticamente el gasto a la cuenta contable correspondiente basándose en reglas predefinidas y el histórico de compras.
- Sincronización: Los datos extraídos y categorizados son enviados vía API directamente al ERP de la empresa y reflejados en una planilla de control.
Tecnologías y Arquitectura
- n8n / Make.com: Como motores principales de orquestación, definiendo los triggers (recepción de emails) y el ruteo de datos.
- Fullstack: Pequeños microservicios intermedios para la transformación y validación de datos (limpieza de cadenas, formato de monedas).
- Procesamiento de Documentos: Herramientas de extracción para parsear PDFs no estructurados con alta precisión.
Resultados
El impacto fue inmediato. Redujimos el tiempo de procesamiento de horas semanales a prácticamente cero interacción manual. Además, al eliminar el error de tipeo humano, la exactitud de los registros subió al 99.9%.
Ahora, el equipo puede enfocarse en el análisis financiero en lugar de la carga de datos.